Especialistas, integrantes da comunidade acadêmica, representantes e técnicos de instituições arquivísticas participam de um encontro importante sobre preservação da memória: a 10ª edição do Seminário de Gestão de Documentos, marcada para esta quarta-feira, dia 4, das 9h às 17h30, no Teatro Marília, em Belo Horizonte. O evento é realizado pela Prefeitura de Belo Horizonte, por meio da Fundação Municipal de Cultura, e promovido pelo Arquivo Público.
 

Além das palestras, um minicurso vai treinar e capacitar o público, que é formado por gestores públicos, alunos dos cursos de Ciência da Informação e História e interessados em geral. A entrada é gratuita – para participantes previamente inscritos.

O objetivo é promover uma reflexão sobre temas relacionados à gestão de documentos no âmbito da arquivologia, confrontando a teoria e o método com as práticas arquivísticas desenvolvidas por instituições, sobretudo as de caráter público, sugerindo novos enfoques e perspectivas para os gestores públicos e para a comunidade acadêmica de um modo geral.

O encontro vai promover debates técnicos, avaliar os programas de gestão de documentos atuais e propor novos caminhos para efetivar programas de gestão de documentos na Prefeitura, em diálogo com outras instituições. O evento apresentará, ainda, a Cartilha de Gestão de Documentos da Prefeitura de Belo Horizonte, voltada para os servidores públicos e para instituições em todo país.

Yuri Mello Mesquita, diretor de Patrimônio Cultural, do Arquivo Público e do Conjunto Moderno da Pampulha da Fundação Municipal de Cultura, chama atenção para a relevância do evento. “O seminário e a cartilha são importantes elementos para a preservação da memória institucional do município e para a melhoria das políticas de acesso.”

De acordo com o diretor, a cartilha vai difundir as técnicas de gestão de documentos em toda municipalidade. “Esse material vai facilitar o entendimento, por parte dos funcionários da Prefeitura, para a realização de gestão de documentos em suas atividades cotidianas. A cartilha também pretende contribuir para o intercâmbio de técnicas em práticas com outras instituições de arquivos em todo país”, enfatizou.

Manutenção da autenticidade

O seminário conta com a atividade "Gestão, preservação e acesso aos documentos digitais: modelos e normas” A mesa vai contar com a participação de Welder Antônio Silva, professor do curso de Arquivologia (UFMG), arquivista da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais (ALMG) e doutor em Ciência da Informação.

Para Welder Silva, o grande desafio da preservação dos documentos digitais é a manutenção da autenticidade. “Esses arquivos são registros produzidos para servirem de prova e evidência. São testemunhos fiéis de pessoas (físicas ou jurídicas, públicas ou privadas) que integram um contexto e executam funções e atividades que também são contextualizadas. Para tanto, é preciso garantir a integridade e identidade dos documentos (componentes da autenticidade).”

E, por isso, o especialista aponta o desafio da preservação dos documentos digitais. “No ambiente digital, a autenticidade dos documentos arquivísticos é ameaçada constantemente. Os riscos devem ser minimizados desde a gestão (produção, uso e destinação) dos documentos até a preservação e custódia a longo prazo, de modo a permitir um acesso contínuo, seguro e confiável ao longo do tempo”.

Debates técnicos

Welder Antônio Silva ressalta o papel do Seminário de Gestão de Documentos como espaço de discussão de propostas para o setor. “Será uma oportunidade para refletirmos sobre estes desafios e para conhecermos os diversos aspectos que circundam a questão: aspectos normativos, aspectos conceituais e aspectos comportamentais (dos produtores, preservadores e usuários)”.

O arquivista celebra a realização do encontro. “Um seminário desta natureza é importante para a promoção de debates técnicos e transferência de conhecimentos que possam promover o desenvolvimento e a difusão de boas práticas.” E finaliza: “Os documentos arquivísticos são necessários e não podemos ignorar o uso das novas tecnologias. No entanto, a produção, o uso, a preservação e o acesso no ambiente digital requerem segurança, planejamento e responsabilidade. O seminário representa a busca de conhecimentos técnicos e reflexões que podem subsidiar tais expectativas”.

O Seminário Gestão de Documentos contará ainda com a presença do secretário municipal de Cultura de Belo Horizonte, Juca Ferreira; do presidente da Fundação Municipal de Cultura, Romulo Avelar; da gerente do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, Vilma Sebe; e de Rafaela Patente, coordenadora da publicação 'Cartilha de Gestão de Documentos da PBH'.